One moment please...
 
 
Exact AEC Modular   
 

Exact AEC - Facturen - Digitale facturering

In Exact AEC is het mogelijk om verkoopfacturen via e-mail te verzenden in PDF formaat en/of in het XML-formaat van Ketenstandaard Bouw en Installatie.

Benodigdheden

  • Er dient een email account met inloggegevens aanwezig te zijn om deze verkoopfacturen te kunnen mailen.
  • De benodigde mailserver gegevens kunnen indien nodig opgevraagd worden bij uw systeembeheerder.
  • In de relatiekaart debiteur dient aangegeven te worden dat de verkoopfactuur via mail verzonden gaat worden.
  • Bij gebruik van een Exchange server dient de IMAP service gestart te zijn.

Inrichting

Voor het inrichten van mailboxen zie document 23.656.527 over beheer van mailboxen.

Administratie instellingen

Na het instellen van de mailbox dient men in de administratie instellingen aan te geven wat de voorkeuren zijn voor factuurberichten.
Ga via Bestand > Administratiebeheer en open de betreffende administratie. Ga naar het tabblad Digitale berichten.

Selecteer bij Mailbox factuurberichten de ingestelde Exchange mailbox. Verder kan t.b.v. digitale facturering op dit tabblad de volgende gegevens ingesteld worden:

  • De Exact digitale brievenbus: Als u digitale verkoopfacturen naar een Exact Online digitale brievenbus wilt verzenden, wordt dit brievenbus als verzender toegepast. De Exact Online digitale brievenbus wordt o.m. gebruikt door de service van Z factuur voor aansluiting op het Simplerinvoicing netwerk. Zie voor meer informatie zetsolutions.nl/simplerinvoicing en Rijksoverheid stapt per 1 januari 2017 over op e-factureren
  • E-mailsjabloon uitgaande factuurberichten: E-mailsjablonen kunnen ingesteld worden in Stamgegevens, Algemeen, Standaard teksten. Zie hiervoor document 20.536.009
  • URL bedrijfslogo: In een e-mailsjaboon kan een samenvoegveld voor een afbeelding van een bedrijfslogo ingevoegd worden. Hier kan de URL oftewel internetadres van deze afbeelding ingevuld worden. De URL moet een voor de ontvanger vrij toegankelijk internetadres zijn. Deze URL vindt u makkelijk door met uw browser naar uw site te gaan, klik met de rechtermuisknop op uw logo en kies voor 'Afbeeldings-URL kopieren'. Deze plakt u dan in het veld 'URL bedrijfslogo'.
Als u facturen wilt sturen naar een digitale brievenbus

Inrichting ten behoeve van het digitaal verzenden van een factuur bij relaties

Start de module relaties en open de kaart van de betreffende debiteur. Ga naar het tabblad Relatietype > Debiteur.

 

Onder het tabblad debiteur kunt u in de groep Facturering de volgende instellingen opgegeven:

  • Factuur verzendwijze: Kies voor E-Mail.
  • Factuur E-Mailadres: Hier geeft u het E-Mailadres op van de ontvanger.
  • PDF: Zet deze aan om de factuur als PDF bijlage in de e-mail naar de debiteur te zenden.
  • Sales in de Bouw: Zet deze aan om de factuur als XML-bijlage in het formaat van Ketenstandaard Bouw en Installatie of S@les in de Bouw in de e-mail naar de debiteur te zenden.
Bij het genereren van facturen worden deze gegevens overgenomen naar de factuurgegevens. Per factuur kan er een afwijking t.o.v. de debiteurgegevens ingesteld worden.

Ketenstandaard Bouw en Installatie

T.a.v. van het versturen van factuurberichten in het XML-formaat van Ketenstandaard Bouw en Installatie zijn er de volgende aandachtspunten:
  • In de systeeminstelling van AEC kan op het tabblad GS1 een export formaat ingesteld worden. Zie daar welke formaten er in uw versie ondersteund worden.
  • Voor het verzenden van een factuurbericht is het noodzakelijk dat op de relatiekaart van de debiteur op tabblad Extra de GLN (Global Location Number) van de debiteur ingevuld is.
  • Voor het verzenden van een factuurbericht is het noodzakelijk bij in de administratiegevens uw GLN ingevuld is.
  • Het veld Extern van tabblad Algemeen van de projectkaart wordt in het factuurbericht meegezonden als projectnummer van de afnemer.
  • Het veld Opdrachtnummer van tabblad Algemeen van de projectkaart wordt in het factuurbericht meegezonden als ordernummer van de afnemer.
  • Bij facturen voor werkbonnen wordt het veld Opdrachtnummer van de werkbon in het factuurbericht meegezonden als ordernummer van de afnemer i.p.v. de opdrachtnummer van het project. NB. In factuurberichten in het INSBOU003 of INSBOU004 formaat kan er slechts één ordernummer per bericht meegestuurd worden. Als de factuur betrekking heeft op meerdere werkbonnen met verschillende opdrachtnummer wordt alleen de opdrachtnummer van de eerste factuurnummer meegestuurd.

Bijlagen

Aanvullende documenten kunnen als bijlage aan verkoopfacturen gekoppeld worden. Bij het versturen via de digitale brievenbus of e-mail worden deze als bijlage mee gestuurd.

 

De PDF en XML van de factuur die door het definitief maken aangemaakt en verzonden zijn worden worden door het systeem als document aangemaakt en gekoppeld op dit tabblad. De kolom Bijlage is dan niet aangevinkt om onderscheid te kunnen maken tussen geselecteerde Bijlagen en door het systeem gegeneerde factuurdocumenten.

Mogelijke problemen na de inrichting

  • Bij het verzenden van e-mail volgt de foutmelding 'Mailbox unavailable. The server response was: 5.7.1 Client does not have permissions to send as this sender'. Dit betekent dat de mailserver het niet toestaat om een e-mail te verzenden met een andere afzender dan die van de opgegeven gebruiker. Exact AEC probeert via het opgegeven account een e-mail te sturen met als verzender het e-mail adres uit de administratie gegevens van het verzendende bedrijf. Hierin zijn 2 mogelijk oplossingen, de eerste is om op de mailserver in te stellen (door uw systeembeheerder) dat het is toegestaan (setting 'Accept any sender' for authenticated users), de tweede is om in de administratie instellingen het e-mailadres op te nemen van het account dat in de mailbox (factuurberichten) is opgegeven.
  • De melding 'Een verbindingspoging is mislukt omdat de verbonden party niet correct heeft geantwoord na een bepaalde tijd, of de gemaakte verbinding is mislukt omdat de verbonden host niet heeft geantwoord 10.0.1.1:993' bij het uitvoeren van de verbindingstest kan aangeven dat op de Exchange mailserver de service IMAP nog niet draait. Stel deze op 'automatisch' in en start de service.

     
 Main Category: Attachments & notes  Document Type: Online help main
 Category:  Security  level: All - 0
 Sub category:  Document ID: 26.035.572
 Assortment: Exact AEC Modular  Date: 24-03-2020
 Release:  Attachment:
 Disclaimer